Ihr seid eine Handvoll Leute
Kein Beitragseinzug, keine Abteilungen, kein Training? Dann ist eine Tabelle ehrlich gesagt völlig in Ordnung. Wiederkommen könnt Ihr immer — der Import wartet.
Der Vergleich
Excel war gestern.
Altsysteme auch.
Die meisten Vereine kommen von einer Excel-Tabelle oder einem Vereinsprogramm aus den 2000ern. Hier ist der ehrliche Vergleich — Aufgabe für Aufgabe, ohne Marketing-Nebel.
| Aufgabe | Excel & Zettel | Klassisches Vereinsprogramm | ClubFlex |
|---|---|---|---|
| Mitgliederliste | Eine Datei, viele KopienWer hat die aktuelle Version? Änderungen kommen per Zuruf, Dubletten fallen erst beim Serienbrief auf. | Zentral, aber starrZentrale Datenbank, aber Felder und Auswertungen sind fest verdrahtet — Sonderfälle landen doch wieder in Excel. | Eine Akte je MitgliedFamilien, Abteilungen, konfigurierbare Felder, Historie und Datenqualitäts-Prüfung — inklusive Online-Mitgliedsantrag. |
| Beitragseinzug | Handarbeit mit RisikoSEPA-Datei aus Formeln gebastelt, Mandate im Ordner, Rückläufer werden von Hand abgeglichen. | Funktioniert, auf dem DesktopDer Beitragslauf läuft — aber oft nur am Vereins-PC, mit Updates von CD oder Download-Portal. | Beitragslauf per KlickBeitragsordnung einmal hinterlegen: SEPA-Datei, Familienrabatte, Mahnwesen und offene-Posten-Liste kommen automatisch. |
| Übungsleiterabrechnung | Zettel und WhatsAppStundenzettel, Fahrtkosten-Fotos im Chat, Rückfragen per Telefon — und am Jahresende die Pauschalen-Frage. | Meist gar nicht dabeiViele Altsysteme kennen das Thema nicht — die Abrechnung bleibt ein Papier-Nebenprozess. | Ein digitaler WorkflowErfassen, prüfen, freigeben, auszahlen — mit Beleg-Foto, Kilometer-Automatik und 3.000-€-Pauschalen-Wächter. |
| Buchhaltung & Steuerberater | Nochmal abtippenKontoauszug in die Tabelle, Belege in den Schuhkarton, der Steuerberater bekommt einen Ordner. | InsellösungExtra-Finanzmodul oder Zweitprogramm — Buchungen müssen doppelt gepflegt werden. | SKR-Konten bis DATEVVereinskontenrahmen, USt-Voranmeldung, Anlagen & AfA — und ein DATEV-Export, den das Steuerbüro direkt einliest. |
| Kalender & Training | Aushang und GruppenchatTerminänderungen erreichen nie alle; wer beim Training war, weiß nur der Trainer. | Getrennte WeltenKalender gibt es — aber ohne Verbindung zu Kursen, Anwesenheit und Abrechnung. | Ein Kalender für allesSerientermine, Platz-Belegung, RSVP mit Warteliste, Anwesenheit direkt aus der Trainingserfassung. |
| Online-Platzbuchung | Steckbrett am PlatzReservieren kann nur, wer vorbeikommt — Gäste zahlen bar, wenn jemand da ist. | Extra-Anbieter, extra KostenSeparates Buchungsportal mit eigener Mitgliederliste — die Daten laufen auseinander. | Portal im Vereins-DesignMitglieder- und Gastpreise, Online-Zahlung, Stornoregeln, sogar automatischer Torzugang — mit der echten Mitgliederliste. |
| Kommunikation | BCC-Mail vom PrivatkontoVerteiler veralten, Antworten landen im falschen Postfach, DSGVO ungeklärt. | Rundmail ja, Ziel neinRundschreiben gehen raus — aber selten nach Abteilung, Rolle oder Beitragstatus gefiltert. | Zielgruppen statt VerteilerSerienbriefe und E-Mails an präzise Zielgruppen, Web-Push ohne App — und ein KI-Assistent für Mitgliederfragen. |
| Datenschutz | Datei auf vielen RechnernPersonendaten auf Privat-Laptops und USB-Sticks; Löschen heißt hoffen. | Abhängig von der InstallationLokale Installationen brauchen eigene Backups, Updates und Zugriffskontrolle. | DSGVO eingebautHosting in Deutschland, Rollen & Rechte, AES-256 für Bankdaten, Anonymisierung, Auskunftsexport, Aktivitätsprotokoll. |
| Kosten | 0 € — plus AbendeDie Lizenz ist gratis, die ehrenamtlichen Stunden sind es nicht. | Lizenz + Module + UpdatesGrundpreis plus Zusatzmodule plus Update-Verträge — schwer vergleichbar. | 0–39 € im Monat, alles drinAlle Funktionen in jedem Tarif; Ihr zahlt nur für die Vereinsgröße. Basic ist dauerhaft kostenlos. |
| Einstieg & Umstieg | Sofort da, nie fertigAnfangen ist leicht — aber jede neue Anforderung heißt neue Formeln und neue Fehler. | Projekt mit AnlaufInstallation, Schulung, Datenübernahme gegen Aufpreis. | Ein NachmittagRegistrieren, CSV importieren (die KI ordnet die Spalten zu), loslegen — ohne Installation, ohne Berater. |
„Klassisches Vereinsprogramm" meint lokal installierte Software mit Modul-Preislisten — die Bewertung ist bewusst pauschal, Ausnahmen gibt es immer.
Ehrlich gesagt
Wann Ihr nicht wechseln solltet.
Ihr braucht Verbandsmeldungen per Knopfdruck
Automatische Bestandsmeldungen an Sportverbände kann ClubFlex noch nicht — die Zahlen dafür liefert die Statistik, melden müsst Ihr selbst.
Ihr hängt an Spezial-Hardware
Kassensysteme, Zeiterfassungs-Terminals oder Zutritt jenseits von KleverKey sind nicht angebunden. Prüft vorher, was Ihr wirklich braucht — die Grenzen stehen offen in der Funktionsübersicht.
Der Umstieg
Ein Nachmittag, kein Projekt.
Der Wechsel ist leichter, als Ihr denkt — das meiste erledigt der Import.
Kostenlos registrieren
Verein anlegen, fertig. Der Basic-Tarif kostet nichts und enthält alle Funktionen — Kündigung unnötig, weil es nichts zu kündigen gibt.
⏱ 2 MinutenDaten importieren
CSV aus Excel oder dem Altsystem hochladen — die KI ordnet die Spalten zu, Familien und SEPA-Mandate kommen mit, Duplikate werden erkannt.
⏱ ein NachmittagLoslegen
Übungsleiter einladen, ersten Beitragslauf starten, Buchungsportal aktivieren. Ab Tag eins läuft der Verein digital — und das Hilfe-Center erklärt jeden Schritt.
⏱ ab Tag 1FAQ
Kurz beantwortet.
Wir haben jahrelang Excel gepflegt — sind die Daten verloren?
Nein, im Gegenteil: Der CSV-Import übernimmt Mitglieder samt Abteilungen, Familien, Beiträgen und Bankdaten. Die KI-Feldzuordnung erkennt Eure Spalten automatisch, erzeugt keine Duplikate und bestehende Mitgliedsnummern bleiben erhalten.
Was passiert mit unserem alten Vereinsprogramm?
Ihr exportiert die Daten einmal als CSV und importiert sie in ClubFlex. Den Parallelbetrieb könnt Ihr so lange fahren, wie Ihr wollt — der Basic-Tarif kostet nichts, es gibt keine Vertragslaufzeit.
Wann reicht Excel wirklich?
Ehrliche Antwort: Für eine Interessengruppe mit 15 Leuten ohne Beitragseinzug ist eine Tabelle völlig okay. Sobald SEPA, Übungsleiter oder mehrere Abteilungen ins Spiel kommen, kostet die Tabelle mehr Abende, als sie spart.
Können mehrere Vorstandsmitglieder gleichzeitig arbeiten?
Ja — ClubFlex läuft im Browser, jede Person hat ein eigenes Konto mit passenden Rechten (bis auf Abteilungsebene). Niemand mailt mehr Dateiversionen herum, und das Aktivitätsprotokoll zeigt, wer was geändert hat.
Überzeugt Euch selbst — mit Euren Daten.
CSV importieren dauert einen Nachmittag. Im Basic-Tarif dauerhaft kostenlos.