Rechtliches

AGB

Bedingungen für die Nutzung der ClubFlex-Plattform durch Vereine.

§ 1 Geltungsbereich und Vertragspartner

(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen („AGB") regeln die Nutzung der webbasierten Vereinsverwaltungssoftware ClubFlex („Plattform").

(2) Anbieter und Vertragspartner ist:
Jannes Böck, Ostpreußenstraße 16, 26931 Elsfleth, E-Mail: kontakt@clubflex.de („Anbieter").

(3) Vertragspartner des Anbieters ist ausschließlich der Verein („Kunde"), der die Plattform für seine Vereinsverwaltung nutzt. Mit Vereinsmitgliedern, Trainer:innen, Interessent:innen oder sonstigen Dritten, die im Rahmen der Plattform Daten eingeben oder Funktionen nutzen, kommt kein Vertragsverhältnis mit dem Anbieter zustande; insoweit handelt der Anbieter ausschließlich als technischer Dienstleister im Auftrag des Vereins.

§ 2 Leistungsbeschreibung

(1) Der Anbieter stellt eine Software-as-a-Service-Lösung („SaaS") zur digitalen Vereinsverwaltung bereit. Der konkrete Funktionsumfang umfasst je nach gebuchtem Tarif insbesondere:

  • Mitgliederverwaltung (inkl. Beitragswesen, Familienrabatten, digitalem Mitgliedsausweis)
  • Veranstaltungs- und Eventmanagement (öffentliche Anmeldung, Stripe-Zahlung)
  • Tennisplatz-Buchungssystem
  • Trainer-Abrechnung (Reisekosten, Auslagen, Schiedsrichter)
  • Finanz- und Beitragsmanagement (SEPA-Lastschrift, Mahnwesen)
  • Kommunikation und Benachrichtigungen (E-Mail, In-App)
  • Kalender- und Terminplanung
  • Optionale KI-gestützte Funktionen (z. B. Hilfe-Assistent, Vereins-Insights, Beleg-Erkennung)

(2) Der Anbieter ist berechtigt, den Funktionsumfang weiterzuentwickeln. Wesentliche Einschränkungen werden mit angemessenem Vorlauf angekündigt.

(3) KI-Funktionen: Einzelne Funktionen nutzen Sprachmodelle externer Anbieter (siehe Datenschutzerklärung). Sie sind optional und können vom Kunden deaktiviert bzw. nicht genutzt werden. KI-generierte Inhalte (z. B. Antworten des Hilfe-Assistenten, automatische Belegvorschläge, Auswertungs-Hinweise) sind maschinell erzeugte Unterstützungsleistungen; sie stellen keine Rechts- oder Steuerberatung dar und sind vom Kunden vor einer Verwendung mit rechtlicher oder finanzieller Wirkung zu prüfen.

§ 3 Vertragsschluss

(1) Der Vertrag kommt durch die Registrierung des Vereins auf der Plattform und die Bestätigung der E-Mail-Adresse zustande. Jeder Verein wird als eigenständiger Mandant (Tenant) geführt.

(2) Der registrierende Nutzer muss vertretungsberechtigt für den Verein sein. Die Angabe korrekter und vollständiger Daten ist Pflicht.

§ 4 Tarife und Vergütung (Freemium-Modell)

(1) Die Plattform wird im Freemium-Modell angeboten. Folgende Tarife stehen zur Verfügung:

  • Basic – kostenlos. Grundfunktionen für kleine Vereine.
  • Pro – 19 € / Monat oder 209 € / Jahr. Erweiterter Funktionsumfang.
  • Premium – 29 € / Monat oder 319 € / Jahr. Voller Funktionsumfang.
  • Enterprise – 39 € / Monat oder 429 € / Jahr. Unbegrenzte Nutzung, Premium-Support.

(2) Alle Preise verstehen sich gemäß § 19 UStG umsatzsteuerfrei (Kleinunternehmerregelung).

(3) Der Anbieter behält sich vor, Preise mit einer Ankündigungsfrist von mindestens 30 Tagen anzupassen. Bei einer Preiserhöhung von mehr als 10 % steht dem Kunden ein außerordentliches Kündigungsrecht zum Zeitpunkt des Inkrafttretens zu.

(4) Der aktuelle Funktionsumfang der einzelnen Tarife wird auf der Plattform und in der Tarifübersicht transparent dargestellt.

(5) Alle Tarife enthalten denselben Funktionsumfang und unterscheiden sich in den Nutzungsgrenzen: Basic bis 200 Mitglieder, 10 Benutzerkonten, 200 MB Speicher; Pro bis 500 Mitglieder, 25 Benutzerkonten, 1 GB Speicher; Premium bis 1.000 Mitglieder, 50 Benutzerkonten, 5 GB Speicher; Enterprise ohne Begrenzung. Wird eine Grenze erreicht, informiert die Plattform den Kunden; bestehende Daten bleiben erhalten, lediglich das Anlegen weiterer Datensätze setzt einen Tarifwechsel voraus.

§ 5 Zahlungsbedingungen

(1) Die Zahlung kostenpflichtiger Tarife erfolgt im Voraus über den integrierten Zahlungsdienstleister Stripe. Akzeptierte Zahlungsmittel sind insbesondere SEPA-Lastschrift und gängige Kreditkarten.

(2) Der Kunde ist verpflichtet, gültige Zahlungsinformationen zu hinterlegen. Bei Zahlungsverzug von mehr als 14 Tagen ist der Anbieter berechtigt, den Zugang zu kostenpflichtigen Funktionen zu sperren. Die gespeicherten Daten bleiben für mindestens 90 Tage erhalten.

(3) Online-Zahlungen von Endnutzern (z. B. Platzbuchung): Aktiviert der Kunde Online-Zahlungen gegenüber seinen Mitgliedern bzw. Gästen (etwa im Tennisplatz-Buchungssystem), werden diese Zahlungen über Stripe abgewickelt und fließen unmittelbar an den Kunden. Der Anbieter erhält hierfür eine Servicegebühr in Höhe von 10 % des jeweiligen Zahlbetrags, die bei der Auszahlung automatisch einbehalten wird; die Transaktionsgebühren des Zahlungsdienstleisters trägt der Anbieter aus diesem Anteil. Der jeweils gültige Gebührensatz wird in der Plattform ausgewiesen. Vertragspartner der Endnutzer für die gebuchte Leistung (z. B. Platzmiete) ist ausschließlich der Kunde; für Erstattungen und Stornierungen gelten dessen Regeln.

§ 6 Laufzeit und Kündigung

(1) Der Basic-Tarif ist unbefristet und kann jederzeit ohne Frist über die Kontoverwaltung gekündigt werden.

(2) Kostenpflichtige Tarife haben eine Mindestlaufzeit entsprechend dem gewählten Abrechnungsintervall (monatlich oder jährlich) und verlängern sich automatisch um denselben Zeitraum, sofern nicht vor Ablauf gekündigt wird:

  • Monatstarife: Kündigung mit Frist von 7 Tagen zum Monatsende.
  • Jahrestarife: Kündigung mit Frist von 30 Tagen zum Vertragsende.

(3) Die Kündigung erfolgt in Textform per E-Mail an kontakt@clubflex.de oder direkt über die Kontoverwaltung in der Plattform.

(4) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

§ 7 Pflichten des Kunden

Der Kunde verpflichtet sich:

  • die Plattform ausschließlich für rechtmäßige Zwecke der Vereinsverwaltung zu nutzen;
  • Zugangsdaten vertraulich zu behandeln und nicht an unbefugte Dritte weiterzugeben;
  • keine rechtswidrigen, beleidigenden, gewaltverherrlichenden oder gegen Datenschutz- bzw. Urheberrechte verstoßenden Inhalte einzustellen;
  • keine automatisierten Zugriffe (Bots, Scraper) auf die Plattform vorzunehmen, die über den vertraglich vorgesehenen Nutzungsumfang hinausgehen;
  • für eigene Pflichten zur Information seiner Mitglieder (insb. Datenschutz, Vereinssatzung, Beitragsordnung) selbst Sorge zu tragen.

Bei Verstößen gegen diese Pflichten kann der Anbieter den Zugang sperren oder den Vertrag fristlos kündigen.

§ 8 Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO)

(1) Für die Verarbeitung der vom Kunden in die Plattform eingegebenen Mitgliederdaten handelt der Anbieter als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO. Mit Vertragsschluss schließen die Parteien den Auftragsverarbeitungsvertrag („AVV") in der dort veröffentlichten Fassung; er ist Bestandteil dieses Vertrags. Auf Anfrage an kontakt@clubflex.de stellen wir eine unterzeichnete Fassung für Ihre Unterlagen bereit.

(2) Der Anbieter ergreift angemessene technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) zum Schutz der überlassenen Daten — siehe Datenschutzerklärung § 14.

§ 9 Verfügbarkeit und Wartung

(1) Der Anbieter strebt eine durchschnittliche Verfügbarkeit der Plattform von 99 % im Jahresmittel an (gemessen außerhalb angekündigter Wartungsfenster).

(2) Geplante Wartungsarbeiten werden nach Möglichkeit mindestens 24 Stunden vorher angekündigt und außerhalb der Hauptnutzungszeiten durchgeführt.

(3) Störungen, die außerhalb des Einflussbereichs des Anbieters liegen (höhere Gewalt, Ausfall von Vorleistungen wie Hosting oder Mail-Provider), begründen keine Haftung.

§ 10 Haftung

(1) Der Anbieter haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit sowie bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit.

(2) Bei leichter Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten) und der Höhe nach beschränkt auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden.

(3) Die Haftung für Datenverlust ist auf den typischen Wiederherstellungsaufwand beschränkt, der bei regelmäßiger und gefährdungsangemessener Anfertigung von Sicherungskopien eingetreten wäre.

(4) Für Inhalte, die vom Kunden oder von Vereinsmitgliedern eingegeben werden, übernimmt der Anbieter keine Haftung; insoweit gelten §§ 7–10 DDG.

§ 11 Datensicherheit und Datenexport

(1) Der Kunde kann seine Vereinsdaten jederzeit über die Export-Funktionen der Plattform sichern (CSV/JSON).

(2) Nach Vertragsbeendigung werden die Daten des Kunden nach Ablauf einer Übergangsfrist von 30 Tagen endgültig gelöscht, sofern nicht gesetzliche Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.

§ 12 Änderung der AGB

(1) Der Anbieter behält sich vor, diese AGB mit einer Ankündigungsfrist von 30 Tagen zu ändern. Änderungen werden per E-Mail oder über die Plattform mitgeteilt.

(2) Widerspricht der Kunde nicht innerhalb von 30 Tagen ab Mitteilung, gelten die neuen AGB als akzeptiert. Auf diese Folge wird in der Änderungsmitteilung gesondert hingewiesen. Bei Widerspruch endet das Vertragsverhältnis zum Wirksamkeitszeitpunkt der Änderung.

§ 13 Schlussbestimmungen

(1) Es gilt deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

(2) Soweit der Kunde Kaufmann i.S.d. HGB, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist, ist ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus diesem Vertrag der Sitz des Anbieters (Oldenburg/Oldb.).

(3) Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.

Stand: Juli 2026

Stand: Juli 2026