Alles, was drin ist.
Im Detail.

Mitglieder gehören Abteilungen und frei definierbaren Kategorien an — aktiv, passiv, Ehrenmitglied, wie ihr es braucht. Mitgliedsnummern vergibt ClubFlex automatisch nach eurem Format, mit globalen oder abteilungsspezifischen Nummernkreisen. Bestehende Nummern aus dem Altsystem bleiben beim Import erhalten.

Jedes Mitglied bekommt einen digitalen Ausweis mit QR-Code — beim Scannen wird der Mitgliedsstatus live geprüft. Der Code enthält keine persönlichen Daten, nur eine Prüf-URL. Aufs iPhone kommt der Ausweis als echte Wallet-Karte, die sich dort automatisch aktualisiert.

Arbeitsdienste und Ehrenamtsstunden werden je Mitglied und Kategorie erfasst und ausgewertet — praktisch, wenn eure Satzung Pflichtstunden vorsieht, und als Jahresbericht für Vorstand und Förderanträge. Die Trainingsanwesenheit haken eure Übungsleiter direkt bei der Trainingserfassung ab, ganz ohne Extraliste.

ClubFlex erkennt Meilensteine automatisch — 25 Jahre Mitgliedschaft, runde Geburtstage — und erinnert euch rechtzeitig. Vereinsnadeln, Urkunden und andere Auszeichnungen pflegt ihr in einem eigenen Katalog und verleiht sie gesammelt über eine Vorschlagsliste.

Verknüpft Mitglieder einer Familie zu einem Haushalt — darauf baut die Rabatt-Engine auf. Familienrabatte wie „drittes Kind zahlt die Hälfte" berechnet ClubFlex automatisch und rechnet sie direkt im Beitragslauf an, ohne dass ihr etwas nachtragen müsst.

Für den Kinder- und Jugendschutz nach § 72a SGB VIII dokumentiert ihr, wann welches erweiterte Führungszeugnis eingesehen wurde — und ClubFlex erinnert, bevor eine erneute Einsichtnahme fällig wird. Datenschutzkonform, denn gespeichert wird nur der Einsichtnahme-Status mit Datum, nie das Zeugnis selbst.

Der CSV-Import holt eure Mitglieder samt Abteilungen, Familien, Beiträgen und SEPA-Mandaten aus dem Altsystem — mehrfaches Ausführen erzeugt keine Duplikate. Auf Wunsch schlägt die KI die Zuordnung eurer Spalten automatisch vor. Und raus geht es genauso einfach, als CSV für Listen, Serienbriefe oder den Verband.

Jedes Mitglied hat eine vollständige Akte — Stammdaten, Kontaktdaten, Bankverbindung, Abteilungen, Beiträge und Änderungshistorie. Welche Felder es überhaupt gibt, bestimmt ihr selbst über den Feldkatalog, inklusive eigener Zusatzfelder, Anrede und Titel. Massenänderungen erledigt ihr per Bulk-Aktion direkt aus der Liste.

Interessenten füllen den Mitgliedsantrag direkt auf eurer öffentlichen Seite aus — mehrstufig, mit genau den Feldern, die ihr aktiviert habt, und inklusive digitalem SEPA-Mandat. Der Antrag landet als Vorgang bei euch; ihr prüft, gebt frei und übernehmt ihn per Klick als Mitglied.

Demografie, Zu- und Abgänge und Altersstruktur je Abteilung — als Auswertung und Diagramm. Jede Änderung an einer Akte landet nachvollziehbar in der Historie, und die Datenqualitätsprüfung findet Dubletten und unvollständige Datensätze. Die Bestandserhebung nach LSB-Altersgruppen kommt als fertige CSV heraus.

Der Beitragslauf erzeugt alle fälligen Forderungen inklusive Rabatten und daraus eine SEPA-Lastschrift-Datei, die ihr beim Online-Banking eurer Vereinsbank einreicht. Das Geld fließt direkt auf euer Vereinskonto — ClubFlex schaltet sich nicht in den Zahlungsfluss.

Beitragsarten mit Intervall, Fälligkeit und Geltungsbereich — vereinsweit, je Abteilung oder je Kurs. Ein- und Austritte im laufenden Jahr regeln Proration und Erstattung automatisch, anteilig, voll oder gar nicht, so wie eure Satzung es vorsieht.

SEPA-Mandate entstehen direkt im Online-Mitgliedsantrag oder werden in der Akte gepflegt — mit Mandatsreferenz, Datum und Status. Die IBANs eurer Mitglieder liegen dabei nie im Klartext in der Datenbank, sondern AES-256-verschlüsselt.

Familienrabatte berechnet ClubFlex automatisch über die Haushalte. Für soziale Härtefälle vergebt ihr Ermäßigungen mit Periodenbezug über den Sozialfonds, und Zuschüsse aus „Bildung und Teilhabe" laufen getrennt vom Familiensaldo — sauber nachvollziehbar für eure Kassenprüfer.

Zahlungserinnerung, erste und zweite Mahnung — mit euren Fristen, Mahngebühren und fertigen PDF-Anschreiben. Die offene-Posten-Liste zeigt jederzeit, wer wo im Mahnprozess steht; hartnäckige Fälle markiert ihr zur Inkasso-Übergabe.

Die Heimat eurer Übungsleiter — alle Vorgänge von Trainerstunden über Fahrten und Auslagen bis zu Schiedsrichter-Einsätzen mit Status auf einen Blick. Jeder Vorgang hat eine Akte mit Zeitleiste, damit nichts verloren geht.

Beleg mit dem Handy fotografieren — die KI-Belegerkennung liest Datum, Betrag, Händler und Zweck automatisch aus und füllt das Formular vor. Ihr prüft kurz, reicht ein, fertig — auch bei Schiedsrichter-Quittungen und Fahrt-Nebenkosten.

Start und Ziel eintippen — die Orts-Vervollständigung hilft, die Entfernung wird automatisch berechnet und mit eurem Kilometersatz multipliziert. Mitfahrer lassen sich erfassen, wiederkehrende Strecken sind in Sekunden abgerechnet.

Eine Seite statt verstreuter Einstellungen — die Freigabelogik zeigt jeden Freigabe-Ablauf als klickbare Pipeline. Route, Vier-Augen-Schwelle, Auto-Freigabe für Kleinbeträge, Belegpflicht, Kilometersatz und Vergütungssätze stellt ihr je Abrechnungsart und Abteilung ein, mit Vererbung vom Vereinsstandard. Ein Simulator spielt durch, welchen Weg eine Abrechnung nehmen würde.

Abteilungsleiter prüfen vor, die Geschäftsstelle gibt frei — jede Stufe sieht die Vorprüfung der vorherigen. Rückfragen laufen direkt am Vorgang: Der Übungsleiter bekommt sie in sein Postfach, antwortet, und die Prüfung geht weiter.

ClubFlex führt je Person den Jahresstand der Übungsleiterpauschale (§ 3 Nr. 26 EStG, 3.000 €) und der Ehrenamtspauschale (§ 3 Nr. 26a, 840 €) mit und warnt, bevor ein Freibetrag überschritten wird — für Verein und Übungsleiter gleichermaßen wichtig.

ClubFlex markiert Auffälligkeiten automatisch, bevor jemand freigibt — doppelte Termine in einer Abrechnung, fehlende Belege oder Beträge, die nicht zu Dauer und Stundensatz passen. Prüfer sehen die Hinweise direkt am Vorgang.

Alle freigegebenen Abrechnungen wandern in einen Zahllauf, der eine SEPA-Überweisungsdatei für eure Bank erzeugt. Was ausgezahlt wurde, ist am Vorgang dokumentiert — niemand muss Überweisungen einzeln abtippen.

Schiri-Einsätze mit Spiel, Datum und Honorar werden über denselben Workflow eingereicht und freigegeben wie alle anderen Abrechnungen. Selbst handschriftliche Schiedsrichter-Quittungen liest die Beleg-Erkennung mit Spielpaarung und Spielort aus.

Eure Übungsleiter erfassen ihre Einheiten direkt am Handy — Kurs wählen, Datum und Zeiten bestätigen, fertig. Der Schnell-Wizard legt ganze Serien auf einmal an, und die erfassten Einheiten fließen als Vorschläge direkt in die Abrechnung.

Wiederkehrende Trainingszeiten je Kurs und Halle legt ihr einmal als Plan an — daraus entstehen die Vorschläge für die Erfassung, die Kalendereinträge und die Hallenbelegung. Der Belegungsplan zeigt jederzeit, wer wann wo trainiert.

Anlagegüter mit Nutzungsdauer werden linear abgeschrieben — der AfA-Lauf zeigt eine Vorschau, bevor er bucht. Rechnungsabgrenzungen (ARAP/PRAP) verteilen Vorauszahlungen sauber über die Perioden.

Buchungen exportiert ihr als DATEV-Buchungsstapel (EXTF), den euer Steuerbüro direkt einliest. Das Steuerberater-Paket bündelt zusätzlich Berichte und Belege für die Jahresarbeit — Schluss mit Ordner-Übergaben.

Buchungen mit Beleg-Upload, Kategorien und Konten — die Basis für alles Weitere. Wiederkehrende Buchungen wie Miete oder Versicherung legt ihr einmal an, sie buchen sich fortan selbst.

Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung kommt als fertiges PDF für Kassenprüfung und Mitgliederversammlung — nach Bereichen getrennt. Monats- und Jahresabschluss sperren abgeschlossene Perioden gegen nachträgliche Änderungen.

Fortlaufende, lückenlose Belegnummern, Festschreibung abgeschlossener Perioden und eine GoBD-Statusprüfung sorgen für Ordnung, die auch der Kassenprüfung standhält. Der Haushaltsplan stellt eure Budgets den Ist-Zahlen gegenüber.

Für gemeinnützige Vereine ist der Vereinskontenrahmen mit den vier steuerlichen Bereichen (ideell, Vermögensverwaltung, Zweckbetrieb, wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb) vorkonfiguriert. Alternativ stehen SKR03 und SKR04 bereit — vom Steuerberater problemlos akzeptiert.

Den Kontoauszug eurer Bank ladet ihr als Datei hoch — ClubFlex gleicht die Umsätze mit offenen Beiträgen und Forderungen ab und erkennt Rücklastschriften. Was nicht automatisch passt, ordnet ihr per Klick zu.

Spenden werden erfasst und daraus Zuwendungsbescheinigungen mit fortlaufendem Nummernkreis erzeugt — inklusive Versand- und Archiv-Nachweis, wie es das Finanzamt erwartet. Jahresübersichten für alle Spender gibt es auf einen Klick.

Umsatzsteuer-Voranmeldungen werden direkt aus euren Buchungen berechnet — für Monat, Quartal oder Jahr. Die fertigen Kennzahlen übernehmt ihr in ELSTER oder übertragt sie über die ELSTER-Schnittstelle.

Bestehende Spielpläne importiert ihr per ICS-Datei — beim erneuten Import werden Termine aktualisiert statt dupliziert. Umgekehrt abonniert jeder den Vereinskalender per persönlichem iCal-Link in Google, Outlook oder Apple Kalender. Feiertage und Schulferien eures Bundeslands blendet ihr als Ebene ein.

Hallen und Plätze pflegt ihr einmal als Ressourcen — mit Belegungsübersicht für Termine und Trainingsplan. Kollidiert ein neuer Termin mit einer bestehenden Belegung, warnt ClubFlex sofort, bevor zwei Gruppen vor derselben Hallentür stehen.

Ein Kalender für alles: Training, Spiele, Turniere und Versammlungen — mit Typ, Ort und Abteilungszuordnung. Wiederholungen legt ihr als Serie an und ändert sie zentral, Trainings und Kurse synchronisieren sich aus dem Trainingsplan. Bei Absagen werden Zusagende automatisch benachrichtigt.

Teilnehmer sagen per Klick zu oder ab — mit Anmeldeschluss und Teilnehmerlimit. Ist ein Termin voll, rückt die Warteliste automatisch nach, sobald jemand absagt. Wird ein Termin abgesagt oder geändert, werden alle Zusagenden benachrichtigt.

Ausgewählte Termine erscheinen in einer öffentlichen Kalenderansicht — verlinkbar von eurer Vereinswebsite, ganz ohne Login. Ihr bestimmt, welche Termintypen und Detailfelder öffentlich sind, und für den Aushang gibt es eine druckfreundliche, nach Tagen gruppierte Ansicht.

Vereinsfeste, Lehrgänge oder Turniere bekommen eine öffentliche Anmeldeseite — auf Wunsch mit Online-Zahlung per Stripe (Karte, Apple Pay & Co.) direkt bei der Anmeldung. Teilnehmerlisten, Zahlungsstatus und Warteliste laufen automatisch mit, der Check-in klappt per QR-Code.

Eure Kurse bekommen eine öffentliche Anmeldeseite mit Kapazitätsprüfung. Ist der Kurs voll, landen Interessenten auf der Warteliste und rücken automatisch nach, sobald ein Platz frei wird — inklusive Benachrichtigung per E-Mail.

Interessenten buchen ein Probetraining direkt online — mit Bestätigung, Storno-Link und Erinnerung. Nach dem Termin führt eine automatische Follow-up-Mail vom Schnuppern direkt zum Online-Mitgliedsantrag.

Turniere mit Gruppenphase und K.-o.-Runde planen, Spielpläne über mehrere Felder erzeugen und als Aushang drucken. Turniere lassen sich speichern und später weiterbearbeiten — als aktivierbare Erweiterung für Trainer und Abteilungen.

Mitglieder-Umfragen mit verschiedenen Fragetypen — per Link im Browser beantwortbar, ohne Login. Die Auswertung kommt fertig mit Diagrammen: praktisch für Trikotwahl, Terminfindung oder Stimmungsbilder vor der Versammlung.

Buchungsbestätigung sofort, Erinnerung standardmäßig 24 Stunden vorher — abschaltbar, wenn ihr sie nicht wollt. Stornos laufen über einen Link in der Mail, mit euren Fristen und automatischer Erstattung bei Online-Zahlung.

Mitglieder- und Gastbuchungen mit eigenen Preisen, Zeitfenstern und Regeln — Randzeiten günstiger, Mitglieder frei, Gäste zahlen online. Buchungslimits pro Person verhindern Dauerblockierer, Zusatzleistungen wie Flutlicht rechnen automatisch mit.

Gäste zahlen per Stripe (Karte, Apple Pay, Google Pay) und bekommen automatisch einen Beleg als PDF, Mitglieder buchen alternativ über ein aufladbares Guthaben-Konto. Die Zahlungen fließen direkt an euren Verein — ClubFlex behält eine Servicegebühr von 10 % ein und trägt daraus die Stripe-Gebühren.

Ist eure Anlage mit KleverKey-Schlössern ausgestattet, erhält der Buchende automatisch Zugang für seine Buchungszeit — das Tor öffnet per Smartphone, ganz ohne Schlüsselübergabe. Bei Stornierung wird der Zugang automatisch entzogen, bei Umbuchung angepasst.

Die Geschäftsstelle sieht alle Buchungen im Wochenkalender, legt interne Buchungen an und sperrt Plätze für Wartung, Turniere oder Regen. Auslastung und Umsatz wertet ihr direkt aus — inklusive Belegungs-Heatmap und CSV-Export.

Euer Buchungsportal unter eigener Adresse, in vier wählbaren Designs. Freie Slots sind live sichtbar, gebucht ist in unter einer Minute — und ein Live-Mitgliedscheck erkennt Mitglieder an ihrer E-Mail-Adresse und zeigt ihnen ihre Konditionen.

Freigaben, Rückfragen, Terminänderungen — alles landet im Mitteilungs-Center. Wer mag, aktiviert Web-Push und bekommt Hinweise aufs Handy oder den Desktop, auch wenn die App gerade zu ist. Datensparsam: Die Push-Nachricht selbst enthält keine Inhalte, die App holt sie nach.

Versammlungen mit Tagesordnung planen, Anwesenheit erfassen und das Protokoll direkt als PDF erzeugen — von der Jahreshauptversammlung bis zur Vorstandssitzung. Einladung und Protokoll tragen automatisch euren Vereinsbriefkopf.

Direktnachrichten und Gruppenkanäle direkt in der App — mit Reaktionen und kleinen Abstimmungen. Die Trainerecke bündelt Infos der Geschäftsstelle an alle Übungsleiter, ganz ohne private Messenger-Gruppen.

Empfänger nach Abteilung, Kategorie oder Alter segmentieren, Vorlage wählen, Testmail schicken, senden — Anhänge und Bilder inklusive. Öffnungs- und Klick-Statistiken gibt es nur, wenn ihr das Tracking bewusst aktiviert; ein Abmeldelink ist immer dabei.

Für alle, die keine E-Mail haben: personalisierte Briefe mit Platzhaltern als Sammel-PDF im Vereinsbriefkopf — drucken, falzen, verschicken. Euer Logo und Briefkopf sind automatisch drauf.

Sponsoren mit Verträgen, Laufzeiten und Logos verwalten — und automatisch auf euren öffentlichen Seiten ausspielen, solange der Vertrag läuft. So bekommt jeder Partner verlässlich die Sichtbarkeit, die vereinbart ist.

Satzung, Formulare, Protokolle — in Ordnern organisiert und für alle Nutzerkonten im Verein erreichbar. Übungsleiter finden die Vereinsablage direkt in ihrem Dateien-Bereich, der Speicherplatz richtet sich nach eurem Tarif.

Wer hat den Hallenschlüssel? Wo sind die Trikotsätze? Ihr führt Schlüssel und Material mit Ausleihe und Rückgabe je Person — nichts geht mehr stillschweigend verloren, Überfälliges fällt sofort auf.

Logo, Vereinsfarben und Briefkopf hinterlegt ihr einmal — danach erscheinen sie auf allen erzeugten Dokumenten: Rechnungen, Mahnungen, Serienbriefen, Protokollen und Bescheinigungen. Eine Live-Vorschau zeigt beim Einrichten sofort, wie eure PDFs aussehen.

Beleg mit dem Handy fotografieren — die KI liest Datum, Betrag, Händler und Zweck automatisch aus und füllt das Formular vor. Ihr prüft kurz, reicht ein, fertig. Bei Schiedsrichter-Quittungen erkennt sie sogar Spielpaarung und Spielort.

„Wie lege ich eine Beitragsart an?" — der Assistent antwortet direkt in der App, kennt eure Rechte und kann einfache Aufgaben auf Wunsch selbst ausführen. Jede schreibende Aktion zeigt er vorher als Zusammenfassung und wartet auf eure Bestätigung.

Beim Mitglieder-Import erkennt die KI, welche Spalte eures Altsystems zu welchem ClubFlex-Feld gehört — aus „Str._u._Nr." wird automatisch die Adresse. Ihr prüft den Vorschlag und startet den Import.

Monatliche Einordnung eurer Kennzahlen in verständlichen Sätzen: Mitgliederentwicklung, offene Posten, Auffälligkeiten. Die Analyse arbeitet ausschließlich mit aggregierten Zahlen — keine personenbezogenen Daten verlassen dafür den Verein.

Wer hat wann was geändert? Das Aktivitätsprotokoll hält Anmeldungen, Änderungen und Freigaben fest — filterbar und exportierbar, hilfreich bei Kassenprüfung und Vorstandswechsel.

Auskunftsersuchen (Art. 15) beantwortet ihr per Klick mit einem vollständigen Datenexport. Beim Austritt anonymisiert das Löschkonzept personenbezogene Felder unter Wahrung der Aufbewahrungspflichten — jede Aktion wird protokolliert, der AV-Vertrag ist Teil der Plattform.

Vorstand, Geschäftsstelle, Abteilungsleitung, Übungsleiter — jede Rolle sieht nur ihren Bereich, bis hinunter auf einzelne Abteilungen. Rechteänderungen greifen sofort, ohne dass sich jemand neu anmelden muss.

Eure Vereinsdaten werden täglich automatisch gesichert, die Wiederherstellung ist geprüft. Zusätzlich könnt ihr eure Daten jederzeit selbst als CSV exportieren — ihr bleibt Herr eurer Daten.

IBANs werden mit AES-256 verschlüsselt gespeichert und liegen nie im Klartext in der Datenbank. Passwörter werden ausschließlich als bcrypt-Hash abgelegt, die Übertragung läuft durchgehend über HTTPS.

Admin-Konten lassen sich per Zwei-Faktor schützen: Beim Anmelden kommt ein Einmalcode per E-Mail. Die Funktion ist je Konto zuschaltbar — ganz ohne zusätzliche App.

Kennzahlen, To-dos, Kalender, Freigaben — die Startseite besteht aus Widgets, die ihr frei anordnet und ein- oder ausblendet. Admins und Übungsleiter haben jeweils ihr eigenes Dashboard.

Hell, dunkel oder automatisch nach Systemeinstellung. Mit Cmd/Strg + K springt ihr per Tastatur in jede Funktion — Tippen, Enter, da.

Jeder Tarif enthält jede Funktion. Die Tarife unterscheiden sich nur in Mitgliederzahl, Benutzerkonten und Speicherplatz — Basic ist dauerhaft kostenlos bis 200 Mitglieder. Wächst der Verein, wechselt ihr den Tarif; eure Daten bleiben unverändert.

Der Einrichtungs-Assistent führt durch die ersten Schritte, „Nächste Schritte" auf dem Dashboard zeigen, was noch fehlt. Vorher ausprobieren? Die Live-Demo öffnet einen kompletten Demoverein ohne Registrierung — Änderungen werden dort einfach nicht gespeichert.

Eine dokumentierte REST-API (v1) für Mitglieder, Termine, Kurse und Finanzen — mit persönlichen Zugriffstokens und feinen Berechtigungs-Scopes. Die vollständige API-Referenz ist öffentlich einsehbar.

ClubFlex läuft im Browser und passt sich jedem Gerät an. Zum Startbildschirm hinzugefügt, fühlt es sich an wie eine App — ohne App Store, Updates spielt der Server ein.

ClubFlex meldet Ereignisse — neues Mitglied, neue Anmeldung und mehr — per Webhook an eure Tools. So verbindet ihr Zapier, n8n, Make oder eigene Systeme ohne Programmieraufwand auf ClubFlex-Seite.