Mitglieder & Familien
Stammdaten, Abteilungen, Familienverbünde, Mitgliedsanträge und CSV-Import aus dem Altsystem.
Vereint alles, was Euer Verein braucht
Der ganze Verein.
Eine Software.
Mitglieder, Beiträge, Übungsleiterabrechnung, Kalender, Online-Buchung und Finanzen — ClubFlex bringt alles in eine moderne Web-App. Klar. Schnell. DSGVO-konform.
Basic-Tarif dauerhaft kostenlos · keine Installation · im Browser startklar
- DSGVO-konformAuftragsverarbeitung inklusive
- Hosting in Deutschlandinkl. täglicher Backups
- Verschlüsselte BankdatenIBANs nie im Klartext
- Web-Appkeine Installation, alle Geräte
Funktionen
Alles drin.
Für alle im Verein.
Vorstand, Geschäftsstelle, Übungsleiter und Mitglieder arbeiten in einer Oberfläche — jede Rolle sieht genau das, was sie braucht.
Beiträge & SEPA
Beitragsläufe mit Familienrabatten, SEPA-Lastschrift, offene Posten und Mahnwesen — automatisch.
Übungsleiterabrechnung
Stunden, Fahrten, Auslagen, Schiri-Einsätze — einreichen, freigeben, auszahlen. Der Schwerpunkt.
Vereinskalender
Serientermine, Zu-/Absagen mit Warteliste, ICS-Abo, Ferien-Overlay und Platz-Belegung.
Online-Platzbuchung
Öffentliches Buchungsportal mit Online-Zahlung, Gutscheinen und smartem Torzugang.
Vereinsfinanzen
Bank-Import, Budgets, Anlagen & AfA, USt-Voranmeldung und DATEV-Export für das Steuerbüro.
Kommunikation
Serienbriefe, E-Mails an Zielgruppen, Benachrichtigungen und Web-Push — ohne Verteiler-Chaos.
KI-Assistent
Beantwortet Fragen zu Euren Vereinsdaten und liefert monatliche Insights für den Vorstand.
Außerdem: Kursanmeldung mit Warteliste · Probetraining · Dokumente & Cloud · Material- & Schlüsselverwaltung · Ehrungen & Meilensteine · Zwei-Faktor-Anmeldung
Weniger Excel. Weniger Zettel. Weniger lange Abende im Vereinsbüro. Mehr Zeit für Euren Sport.
Der Schwerpunkt
Übungsleiterabrechnung.
Endlich ohne Papierkram.
Vom Trainingsprotokoll bis zur Auszahlung: ein Workflow statt Zettel, Excel und Rückfragen per WhatsApp.
-
1
Erfassen & einreichen
Übungsleiter tragen Trainerstunden, Fahrtkosten mit automatischer Kilometer-Berechnung, Auslagen mit Beleg-Foto und Schiri-Einsätze direkt am Handy ein. Die Beleg-Erkennung füllt Datum und Betrag vor.
-
2
Prüfen & freigeben
Abteilungsleiter prüfen vor, die Geschäftsstelle gibt frei. Plausibilitäts-Hinweise markieren Auffälligkeiten, Rückfragen laufen direkt am Vorgang — nachvollziehbar für alle.
-
3
Auszahlen & ablegen
Freigegebene Abrechnungen wandern gesammelt in den Zahllauf. PDF-Abrechnungen entstehen automatisch, und der Pauschalen-Wächter behält die 3.000-€-Übungsleiterpauschale im Blick.
- Automatische km-Berechnung
- Beleg-Fotos mit Texterkennung
- Pauschalen-Wächter (3.000 €)
- Freigabe-Workflow
- Sammel-Zahllauf
- PDF-Archiv
Eine Oberfläche, die sich erklärt — statt geschult werden zu müssen.
Mitglieder & Beiträge
Sauber verwaltet.
Automatisch abgerechnet.
Der Wechsel ist leichter als gedacht: Mitglieder samt Abteilungen, Familien und Bankdaten per Import übernehmen — und ab dem ersten Tag laufen Beiträge, SEPA-Lastschriften und Mahnungen von selbst.
- Import aus Altsystemen (CSV), idempotent über die Mitgliedsnummer
- Familienrabatte, Härtefälle und anteilige Beiträge beim Eintritt
- Digitales SEPA-Mandat, IBANs verschlüsselt gespeichert
- Kündigungsfristen, DSGVO-Anonymisierung, §72a-Führungszeugnisse
Vereinsfinanzen
Finanzen, die sich
selbst erklären.
Vom Bank-Import bis zur USt-Voranmeldung: ClubFlex denkt wie ein Kassenwart — und dokumentiert wie ein Steuerbüro.
- Offene-Posten-Liste, Mahnwesen und Zahlungsabgleich
- Budgetplanung je Abteilung, Anlagen & AfA, ARAP
- DATEV-Export (EXTF) für den nahtlosen Übergang ans Steuerbüro
- Belege digital am Vorgang — revisionssicher nummeriert
Kalender & Training
Training geplant.
Anwesenheit erfasst.
Serientermine in Sekunden, Zu- und Absagen mit Warteliste, Anwesenheitslisten am Handy — und der Schnell-Wizard legt eine komplette Trainingseinheit in fünf Schritten an.
- Serientermine, Ressourcen & Platz-Belegung mit Konfliktwarnung
- RSVP mit Kapazität und automatischer Warteliste
- ICS-Abo für jeden Kalender — auch fürs Handy der Eltern
- Trainingserfassung fließt direkt in die Abrechnung
Online-Buchung & Kurse
Platz buchen.
Online, in Sekunden.
Euer öffentliches Buchungsportal: Mitglieder und Gäste reservieren Plätze, zahlen online — und das Tor öffnet sich zur Buchungszeit von selbst.
- Öffentliches Portal im Vereins-Design, Mitglieder- und Gastpreise
- Online-Zahlung (Stripe), Gutscheine, Storno-Regeln, Beleg-PDF
- Smarter Torzugang: Zutritt automatisch zur gebuchten Zeit
- Kursanmeldung mit Warteliste und Probetraining-Buchung
Kommunikation & KI
Ein Assistent,
der Euren Verein kennt.
Serienbriefe und Zielgruppen-Mails erledigen die Kommunikation. Und der eingebaute KI-Assistent beantwortet Fragen direkt aus Euren Vereinsdaten — rechtegeprüft, auf Deutsch, rund um die Uhr.
- Serienbriefe & E-Mails an präzise Zielgruppen
- Benachrichtigungen und Web-Push ohne App-Installation
- KI-Hilfe: „Wie viele aktive Mitglieder hat die Jugend?" — sofort beantwortet
- Monatliche Vereins-Insights für den Vorstand
Unterwegs
In der Hosentasche.
Ohne App Store.
ClubFlex ist eine Web-App: Auf dem Handy zum Startbildschirm hinzufügen — fertig. Anwesenheit in der Halle, Belege am Spielfeldrand, Freigaben aus dem Urlaub. Hell und dunkel, wie du magst.
Vertrauen
Sicherheit ist Standard.
Vereinsdaten sind Personendaten. Deshalb behandelt ClubFlex sie so, wie Ihr es von Eurer Bank erwarten würdet.
🔐 Verschlüsselte IBANs
Bankdaten liegen nie im Klartext in der Datenbank.
🇩🇪 Hosting in Deutschland
Server und Daten bleiben hier — inklusive AV-Vertrag.
🛡️ Zwei-Faktor-Login
Zusätzlicher Schutz für Admin-Konten per E-Mail-Code.
💾 Tägliche Backups
Automatische Sicherungen mit geprüfter Wiederherstellung.
📜 DSGVO-Werkzeuge
Anonymisieren, Löschen, Auskunft — eingebaut statt angeflanscht.
👁️ Rollen & Rechte
Fein steuerbar, wer was sieht — bis auf Abteilungsebene.
Gemacht in Deutschland. Gebaut für Vereine. Bereit für Euren.
Der Umstieg
In drei Schritten zu ClubFlex.
Kein Projekt, kein Berater, kein Wochenende im Vereinsheim — der Wechsel ist leichter, als Ihr denkt. Wie sich ClubFlex gegen Excel und Altsysteme schlägt, zeigt der ehrliche Vergleich.
Kostenlos registrieren
Verein anlegen, fertig. Der Basic-Tarif kostet nichts und enthält alle Funktionen — Kündigung unnötig, weil es nichts zu kündigen gibt.
⏱ 2 MinutenMitglieder importieren
CSV aus dem Altsystem hochladen — die KI ordnet die Spalten zu. Abteilungen, Familien, Beiträge und SEPA-Mandate kommen mit. Mehrfach ausführen? Erzeugt keine Duplikate.
⏱ ein NachmittagLoslegen
Übungsleiter einladen, ersten Beitragslauf starten, Buchungsportal aktivieren. Ab Tag eins läuft der Verein digital — und das Hilfe-Center erklärt jeden Schritt.
⏱ ab Tag 1Preise
Fair für jeden Verein.
Alle Funktionen in jedem Tarif. Ihr zahlt nur für die Größe Eures Vereins — und könnt jederzeit wachsen.
Basic
0 €für immer
- bis 200 Mitglieder
- 10 Benutzerkonten
- 200 MB Speicher
- Alle Funktionen
Pro
19 €/ Monat · 209 € / Jahr
- bis 500 Mitglieder
- 25 Benutzerkonten
- 1 GB Speicher
- Alle Funktionen
Premium
29 €/ Monat · 319 € / Jahr
- bis 1.000 Mitglieder
- 50 Benutzerkonten
- 5 GB Speicher
- Alle Funktionen
Enterprise
39 €/ Monat · 429 € / Jahr
- Mitglieder unbegrenzt
- Benutzer unbegrenzt
- Speicher unbegrenzt
- Alle Funktionen
Preise inkl. Hosting, Updates und Support. Erst ausprobieren? Die Live-Demo läuft ohne Anmeldung.
FAQ
Kurz beantwortet.
Was ist ClubFlex?
ClubFlex ist eine webbasierte Vereinssoftware aus Deutschland: Mitgliederverwaltung, Beiträge & SEPA, Übungsleiterabrechnung, Vereinsbuchhaltung, Kalender, Online-Platzbuchung und Kommunikation in einer App — im Browser, ohne Installation. Alle Funktionen stehen in jedem Tarif bereit, der Basic-Tarif ist bis 200 Mitglieder dauerhaft kostenlos. Was genau drinsteckt, zeigt die Funktionsübersicht.
Müssen wir alle Module nutzen?
Nein. ClubFlex ist modular: Ihr nutzt genau die Bereiche, die Ihr braucht, und lasst den Rest einfach liegen. Wer die Buchhaltung über ein anderes Programm führt oder die Mitgliederverwaltung (noch) nicht umstellen will, kann trotzdem allein die Übungsleiterabrechnung, den Kalender oder die Platzbuchung nutzen — die Module funktionieren unabhängig voneinander. Ihr könnt klein starten und später jederzeit weitere Bereiche dazunehmen.
Wie kommen unsere Mitglieder ins System?
Per CSV-Import aus Eurem Altsystem — inklusive Abteilungen, Familien, Beiträgen und SEPA-Mandaten. Der Import ist idempotent: mehrfach ausführen erzeugt keine Duplikate. Auf Wunsch begleiten wir den Umstieg.
Ist ClubFlex wirklich kostenlos?
Ja. Der Basic-Tarif ist dauerhaft kostenlos und enthält alle Funktionen — bis 200 Mitglieder und 10 Benutzerkonten. Wächst der Verein, wechselt Ihr einfach den Tarif.
Wie steht es um den Datenschutz?
Hosting und Daten bleiben in Deutschland, ein AV-Vertrag ist inklusive. Bankdaten werden verschlüsselt gespeichert, Admin-Konten lassen sich per Zwei-Faktor schützen, und DSGVO-Werkzeuge wie Anonymisierung und Löschkonzept sind eingebaut.
Brauchen unsere Übungsleiter eine Schulung?
Nein. Übungsleiter sehen nur ihren Bereich: Training erfassen, Abrechnung einreichen, fertig. Der eingebaute KI-Assistent beantwortet Fragen direkt in der App.
Funktioniert ClubFlex auf dem Handy?
Ja — ClubFlex ist eine Web-App und passt sich jedem Gerät an. Zum Startbildschirm hinzufügen, und sie fühlt sich an wie eine App. Ganz ohne App Store und Updates-Installieren.
Können wir vorher testen?
Jederzeit: Die Live-Demo öffnet einen kompletten Demoverein mit echten Abläufen — ohne Registrierung. Änderungen werden dabei einfach nicht gespeichert.
Sicherheit & Zuverlässigkeit
Vereinsdaten sind Vertrauenssache.
Der Vorstand haftet für den Umgang mit Mitgliederdaten — deshalb ist Sicherheit bei ClubFlex kein Zusatzpaket, sondern eingebaut.
Hosting in Deutschland
Server und Daten liegen in einem deutschen Rechenzentrum. Der Auftragsverarbeitungs-Vertrag nach Art. 28 DSGVO ist inklusive.
Verschlüsselte Bankdaten
IBANs Eurer Mitglieder werden AES-256-verschlüsselt gespeichert und liegen nie im Klartext in der Datenbank.
Tägliche Backups
Automatische Sicherungen jeden Tag — mit regelmäßig getesteter Wiederherstellung, nicht nur gutem Gewissen.
Zwei-Faktor-Anmeldung
Admin-Konten lassen sich mit einem E-Mail-Einmalcode zusätzlich absichern — Pflicht auf Wunsch, pro Konto aktivierbar.
DSGVO-Werkzeuge
Auskunftsexport auf Knopfdruck, Anonymisierung statt Löschen-und-Vergessen, dokumentiertes Löschkonzept — alles eingebaut.
Aktivitätsprotokoll
Wer hat wann was geändert? Das Protokoll macht Vereinsführung nachvollziehbar — auch für den Kassenprüfer.
Immer in Bewegung
Was ist neu.
ClubFlex wird laufend weiterentwickelt — das sind die letzten Updates.
Bereit für weniger Verwaltung —
und mehr Verein?
In fünf Minuten registriert. Im Basic-Tarif dauerhaft kostenlos.