Die Übungsleiterpauschale im Griff.

So funktioniert's

Vereine vergüten Übungsleiter meist innerhalb der steuerfreien Jahresfreibeträge. Der Pauschalen-Wächter summiert die Abrechnungen je Person und Jahr gegen den zugeordneten Freibetrag dieses Jahres und zeigt Warnstufen. Seit dem Steueränderungsgesetz 2025 gelten ab 01.01.2026 3.300 € Übungsleiterpauschale (§ 3 Nr. 26 EStG) bzw. 960 € Ehrenamtspauschale (§ 3 Nr. 26a EStG), bis einschließlich 2025 3.000 € bzw. 840 € — Auswertungen für 2025 rechnen weiter mit den alten Beträgen. Gezählt wird zweifach: „verbraucht" (freigegebene und ausgezahlte Abrechnungen) und „eingereicht" (zusätzlich alles, was noch unterwegs ist) — als Frühwarnung bereits vor der Freigabe.

Schritt für Schritt

1. Organisation › Benutzerliste öffnen, den Übungsleiter bearbeiten und im Abschnitt „Pauschalen-Tracking" den Pauschalen-Typ zuordnen: Übungsleiterpauschale (§ 3 Nr. 26), Ehrenamtspauschale (§ 3 Nr. 26a) oder kein Tracking. Optional ein eigenes Jahreslimit eintragen, etwa wenn die Person einen Teil des Freibetrags schon bei einem anderen Verein nutzt. Der aktuelle Jahresstand ist dort direkt sichtbar.
2. Die Übersicht aller Übungsleiter zeigt Finanzen › Abrechnungs-Berichte im Reiter „Übungsleiter-Pauschalen" — je Kalenderjahr (oben wählbar) mit dem Freibetrag, der für die jeweilige Person in diesem Jahr gilt.
3. Warnungen beachten, bevor weitere Abrechnungen freigegeben werden.

Grenzen & Stolpersteine

• Das Tracking zählt nur, was über ClubFlex abgerechnet wird — Vergütungen außerhalb des Systems oder aus anderen Vereinen derselben Person kennt es nicht.
• Ein eigenes Jahreslimit gilt für jedes Jahr und hat Vorrang vor dem gesetzlichen Betrag. Wer dort 3.000 € eingetragen hat, hebt es für 2026 an oder leert das Feld — sonst warnt ClubFlex weiter ab 3.000 €.
• Die Wahl des richtigen Pauschalen-Typs und die steuerliche Bewertung bleiben Sache des Vereins bzw. der Steuerberatung — ClubFlex warnt, entscheidet aber nicht.
• Die Jahreszuordnung folgt dem Beginn des Abrechnungszeitraums: Eine Dezember-Abrechnung, die im Januar eingereicht wird, zählt ins alte Jahr — für Dezember 2025 also gegen 3.000 € bzw. 840 €.